Jak wybrać salę na konferencję?

Podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę, wybierając idealną salę na konferencję.

Krok pierwszy, przeanalizuj swoje potrzeby

Szkolenie w gronie kilku osób to problem innych gabarytów niż międzynarodowa konferencja z prelegentami ze wszystkich zakątków świata. Właśnie dlatego, zanim zaczniesz szukać sali konferencyjnej, musisz dokładnie przeanalizować swoje potrzeby. Zastanów się chociażby nad tym, ile osób będzie w niej uczestniczyć, czy będą potrzebne stanowiska dla tłumaczy i jaki rodzaj poczęstunku trzeba będzie zorganizować (postaraj się nie zapomnieć o menu bezmięsnym i bezglutenowym, zwłaszcza jeśli konferencja jest większa).

Krok drugi, określ budżet

Wiadomo, budżet na konferencję nie jest bez dna. Zastanów się na tym, ile tak naprawdę możesz wydać (ale szczerze i podchodząc do sprawy racjonalnie). A potem jeszcze raz przeanalizuj swoje potrzeby, zastanów się, czy pokrywają się z realnym budżetem, i dokonaj ewentualnych korekt.

Krok trzeci, zastanów się nad lokalizacją

Lokalizacja ma olbrzymie znaczenie. Musisz się zastanowić nad tym, czy lepsza będzie sala konferencyjna w Warszawie, czy jednak gdzieś pod stolicą. Poza dużymi ośrodkami miejskimi można znaleźć naprawdę ciekawe obiekty, ale pamiętaj, że jeżeli planujesz konferencję w odludnych zakątkach, warto zadbać o transport dla uczestników. Nie każdy marzy przecież o tym, żeby przyjechać pół Polski własnym autem, a komunikacja publiczna w takich rejonach może pozostawiać trochę do życzenia.

Krok czwarty, nie bagatelizuj zaplecza technicznego

Właśnie od zaplecza technicznego zależy w olbrzymim stopniu powodzenie twojej konferencji (a od powodzenia konferencji, twój wizerunek). Nikogo nie będzie cieszył zacinający się sprzęt, zawieszające się komputery i złe nagłośnienie, które co chwila wydaje z siebie potępieńcze jęki. Zanim więc zdecydujesz się na konkretną salę, sprawdź dokładnie, jakim sprzętem dysponuje wybrany przez ciebie ośrodek szkoleniowy lub hotel.