Konferencje w hotelach – jak je zorganizować?

Olbrzymia ilość firm decyduje się na to, aby konferencje dla kontrahentów oraz osób zainteresowanych ofertą odbywały się już nie w samej siedzibie firmy, ale przede wszystkim w eleganckich salach konferencyjnych. A hoteli z takimi salami w Polsce nie brakuje. Oczywiście najwięcej ich znajdziemy na Mazowszu, jednak i na południu czy północy nie powinno być problemu ze znalezieniem odpowiedniej lokalizacji. Jak zaplanować konferencję?

Pierwszym krokiem powinien być wybór odpowiedniej sali. Sale konferencyjne zazwyczaj przygotowane są na przyjęcie ok. 100 gości. Mniejsze sale nazywane są często kameralnymi, mogą mieć również charakter bardziej oficjalny, elegancki. Sale konferencyjne przeznaczone na dużą liczbę gości powinny być zaopatrzone w rzutniki, nowoczesny sprzęt nagłaśniający i wygodnie miejsca siedzące dla uczestników spotkania. Dodatkowo przy obecności rzutnika w oknach powinny znajdować się również rolety, które pozwolą na przyciemnienie pomieszczenia w razie potrzeby.
Zazwyczaj przy salach konferencyjnych powinny znajdować się także toalety.

Catering, organizacja personelu

Zazwyczaj to odpowiednio oddelegowane osoby zajmują się przygotowaniem konferencji. Ich zadaniem jest nie tylko znalezienie odpowiedniego miejsca, ale również zadbanie o to, aby podczas konferencji goście mogli przekąsić coś ciepłego, napić się kawy czy herbaty. Zazwyczaj hotele oferujące możliwość organizacji konferencji dają także szansę na zamówienie odpowiedniego cateringu. W skład zamawianego wyżywienia wchodzą przekąski lub jedno danie ciepłe – jest ono wtedy podawane w kantynie czy hotelowej restauracji.
Do obsługi konferencji oddelegowani są pracownicy hotelowi – najczęściej jest to kilka kelnerów i hostessy. Dzięki nim goście konferencji są informowani o miejscu spotkania w budynku, jak również mogą korzystać z szatni. Kelnerzy pomagają przy wydawaniu kawy czy herbaty.

Czytaj więcej na windsorhotel.pl.